Як оцифрувати трудову книжку: три варіанти та покрокова інструкція

Наближається до завершальної стадії період переходу до ведення обліку трудової діяльності в електронній формі – законом визначено термін до 10 червня 2026 року. Тому всім, хто ще не подбав про переведення документів про трудову діяльність в електронний формат, необхідно поквапитися. 
Особливо це стосується роботодавців, адже саме вони відповідальні за належне оформлення документів найманих працівників. Але й громадяни повинні розуміти: подбати про свою трудову крижку – це значить подбати про свою майбутню пенсію. 

Тому не зволікайте: в умовах війни це найактуальніше, адже електронна трудова не боїться ані вогню, ані води, ані втрати на окупованих територіях. Уявіть: замість того, щоб панікувати через загублений документ, ви просто відкриваєте портал ПФУ і перевіряєте свій стаж за кілька кліків. 

Переваги електронної трудової книжки

Електронна трудова книжка – це цифровий двійник вашого паперового документа, який зберігається в захищеній базі Пенсійного фонду України. 

• Надійність. Дані зберігаються в захищеній базі ПФУ, що мінімізує ризик втрати через війну, пожежу чи необережність.
• Доступність. Перевірити стаж можна онлайн у будь-який момент, з будь-якої точки світу.
• Економія часу. Оформлення пенсій чи виплат відбувається автоматично, без черг і паперів.
• Екологічність. Менше паперового документообігу – більше дерев у лісах.
• Гнучкість. Навіть якщо ви змінили прізвище чи роботодавця, оновлення даних в електронній формі швидше і простіше.

Оцифрування трудової через роботодавця

Якщо ви працюєте, роботодавець може взяти на себе цей процес. Це зручно, адже кадрова служба зазвичай має досвід роботи з ПФУ.

• Надайте згоду. Напишіть заяву про згоду на обробку персональних даних для оцифрування.
• Передайте документи. Роботодавець відсканує вашу трудову книжку та інші документи, що підтверджують стаж.
• Завантаження даних. У кабінеті страхувальника на порталі ПФУ роботодавець заповнить форму, прикріпить скан-копії та завірить їх своїм ЕЦП.
• Очікуйте обробки. ПФУ перевірить дані та внесе їх до Реєстру застрахованих осіб.
• Після завершення процесу ви можете перевірити свою електронну трудову книжку в особистому кабінеті на порталі ПФУ.

Зауважимо, що в наші непередбачувані часи, коли ситуація змінюється щодня, краще не відкладати це на останній місяць або тиждень терміну, а зробити це заздалегідь, приділивши цьому декілька годин.

Якщо роботодавець це не зробив і не зробить (тим більш, що він не повинен це робити – для нього це згідно із законодавством тільки рекомендація), або ви не хочете на нього покладатись, вам треба визначитись, яким чином ви будете робити це самостійно: онлайн (через портал Пенсійного фонду) або офлайн – на прийомі в сервісному центрі ПФУ?

Але незалежно від того, хто буде оцифровувати вашу трудову книжку, ви самостійно або фахівець, її потрібно до цього підготувати. 

Підготовка до самостійного оцифрування трудової

Крок 1. Проведіть аудит трудової книжки – тобто перевірте, чи всі записи в трудовій книжці правильні. Помилки, як-от неправильне прізвище чи відсутність печатки, можуть ускладнити оцифрування. На що звернути увагу:

• Титульна сторінка. Переконайтеся, що прізвище, ім’я та по батькові вказані повністю, без скорочень. Якщо ви змінили прізвище (наприклад, після одруження), на внутрішній стороні обкладинки має бути запис про це з посиланням на паспорт чи свідоцтво про шлюб.
• Підписи та печатки. На титульній сторінці потрібен підпис власника та особи, відповідальної за видачу трудової книжки, а також печатка підприємства (якщо книжка оформлена після 1975 року).
• Записи про роботу. Усі записи про прийняття, переведення чи звільнення мають бути чіткими, з номерами наказів, датами та печатками.

Якщо виявили помилки, зверніться до роботодавця, який вносив неправильний запис. Якщо підприємство ліквідоване, виправлення може зробити його правонаступник або архів.

Крок 2. Зберіть додаткові документи, які підтвердять стаж: 

• Дипломи про освіту (до 2004 року навчання на денній формі враховувалося до стажу) та спеціальну довідку з вишу, що ви навчались саме на денному відділенні.
• Свідоцтво про народження дитини (для жінок, якщо враховується відпустка по догляду).
• Військовий квиток (для підтвердження служби).
• Довідки з попередніх місць роботи до 2004 року – за потреби і краще з вказанням заробітної плати, яку ви отримували.

Ці документи потрібно відсканувати разом з трудовою книжкою, щоб ваш стаж був повним у Реєстрі застрахованих осіб.

Самостійне оцифрування трудової онлайн через портал ПФУ

Зареєструйтеся на порталі ПФУ. Зайдіть на portal.pfu.gov.ua і створіть особистий кабінет, використовуючи електронний цифровий підпис (ЕЦП) або BankID. ЕЦП можна отримати в акредитованих центрах, а BankID – через ваш банк.

Відскануйте документи. Скануйте всі заповнені сторінки трудової книжки в кольорі, у хронологічному порядку. Рекомендована роздільна здатність – 300 dpi, формат – JPG або PDF, розмір файлу – до 1 МБ. Кожний документ – це один файл з відповідною назвою. Практика показує, що трудова зазвичай «не вписується» в цій розмір, тому може бути трохи більш ніж 1 МБ у випадку, якщо вона не читається. 

Завантажте скан-копії. У кабінеті оберіть розділ «Електронна трудова книжка», заповніть форму з даними про трудову діяльність і прикріпіть скан-копії.

Підпишіть ЕЦП. Завірте документи своїм електронним підписом і надішліть до ПФУ.

Перевірте статус. Після обробки (зазвичай 5–10 робочих днів) перевірте статус у вкладці «Відцифрована ЕТК». Якщо є помилки, виправте їх через портал.

Після успішного оцифрування ваші дані з’являться в Реєстрі застрахованих осіб, а ви отримаєте доступ до електронної трудової книжки.

Типові помилки при оцифруванні

• Чорно-білі скан-копії. ПФУ вимагає кольорових сканів, щоб усі печатки та підписи були чіткими.
• Неправильний формат файлів. Завантажуйте документи лише у форматі JPG або PDF, розміром до 1 МБ.
• Відсутність титульної сторінки. Без неї ПФУ не зможе ідентифікувати власника документа.
• Порушення хронології. Сторінки мають бути відскановані в правильному порядку, інакше дані можуть бути відхилені.
• Нечіткі скан-копії. Якщо текст чи печатки не читаються, звернення скасують.

Щоб уникнути цих помилок, ретельно перевірте документи перед завантаженням. Якщо звернення відхилили, ви отримаєте повідомлення з причиною, і помилки можна виправити через портал.

Оцифрування трудової офлайн через сервісний центр ПФУ

Якщо у вас немає електронного підпису або можливості зробити скан-копії, не панікуйте! Ви можете звернутися до сервісного центру ПФУ особисто. Візьміть із собою:

•     Паспорт.
•     Ідентифікаційний код.
•     Трудову книжку та інші документи, що підтверджують стаж.

Фахівці ПФУ допоможуть відсканувати документи та внести їх до системи. Це ідеальний варіант для тих, хто не впевнений у своїх цифрових навичках.

Але варто пам’ятати, що для цого потрібно зазадалегідь записатися на прийом до сервісного центру, а потім ще почекати в черзі. 

Після оцифрування

Для завершення процесу оцифрування потрібно зробити ще декілька простих кроків: 

• Перевірте електронну трудову книжку. Увійдіть у кабінет на порталі ПФУ, відкрийте вкладку «Відцифрована ЕТК» і переконайтеся, що всі дані внесено правильно.
• Збережіть паперову версію. Хоча після 2026 року паперова трудова книжка стане необов’язковою, збережіть її як пам’ять чи резервну копію.
• Оновлюйте дані. Якщо ви зміните місце роботи чи отримаєте нові записи, додайте їх до електронної версії через портал.

Електронна трудова книжка — це ваш цифровий страховий поліс. Вона дозволяє в будь-який момент перевірити стаж, подати заяву на пенсію чи соціальні виплати без зайвих клопотів. До того ж вона є захистом від фальсифікації. Електронний підпис робить підробку записів неможливою, що підвищує довіру до системи.

Раніше ми писали, чи може колір пасти в трудовій книжці вплинути на пенсію

                           Кожен з вас допомагає нам триматися і працювати. Приєднуйтесь до спільноти «Слобідського краю».