Правила ділового листування – що написати, щоб вам відповіли?

19.04.2021 15:00 Корисно
Фото: mtrening.com Фото: mtrening.com

Листування з партнерами, клієнтами, організаціями – частина репутаційного іміджу компанії. Правильно складений документ зі структурованою інформацією показує, що ви дружите з логікою, цінуєте чужий час. При дотриманні службового етикету, коректно викладеного прохання або приведення фактів для успішної співпраці розраховуйте на позитивну відповідь.

Що називають діловим листуванням?

Основну частину документообігу складають листи. За допомогою офіційних листів відбувається обмін інформацією між структурними підрозділами організації з іншими компаніями. Етикет передбачає спілкування в епістолярному жанрі по запропонованим правилами на паперових та електронних носіях. Залежно від призначень розрізняють:

-   Супровідний лист до резюме

- Листи запрошення на зустріч, привітання, співчуття

- Інформаційні

- Комерційні

- Вітальні

Листування вирішує ряд завдань. Формат листів використовують для обговорення великобюджетних угод і замовлень, донесення інформації, вирішення конфліктів, обговорення робочих питань, регламенту. 

Для кожного виду існують шаблони. Сайт sweetcv.com пропонує безкоштовні послуги зі створення фірмових бланків в конструкторі. Тут можна подивитися зразок резюме студента без досвіду роботи і для професіонала, а також дізнатися правила заповнення блоків. 

Як написати офіційний лист?

Ділове листування в умовах дистанційної роботи – одна з найбільш ефективних форм взаємодії. Відмітна ознака документа – структура, що робить текст зручним для читання та візуального сприйняття. Він складається з чотирьох частин: зі звертання у листі до адресата по імені і вітання, вступу, блоку з викладом мети, резюмування або додатки.

Зразки ділових листів

Якщо складаєте запрошення до співпраці для компанії, яка випускає потрібну продукцію, заздалегідь приготуйте пропозиції про взаємовигідну співпрацю. Викладена інформація стане підставою для укладення контракту.

Введення містить відомості про діяльність компанії, її досягнення. Пишіть, чому вибрали адресата в якості ділового партнера.

В основній частині викладайте суть. Якщо пропонуєте послуги / продукцію, розповідайте про переваги, особливі умови та пільги. У зразку написання листа окремими пунктами:

- перерахуйте комерційні пропозиції;

- викладіть маркетингову політику;

- позначте вагому вигоду.

Текст повинен мати спонукальний, але не нав'язливий характер. Об'ємний матеріал розбивайте на смислові блоки. За можливості прикладіть рекламний буклет, документи або розрахунки. Підведіть підсумки: зробіть акцент на вигідних перевагах та аргументуйте. У лісті про співпрацю в кінці напишіть «Із повагою директор» і поставте підпис керівника.

Мовні конструкції і риторика

Якщо ваші партнери або клієнти не відповіли, використовуйте усталені словосполучення: «нагадуємо, що відведений час закінчується», «настійно просимо відповісти до зазначеного терміну». Як правило, на пошту приходить повідомлення, що починається з вибачень і слів «У відповідь на ваш лист ...»

Щоб не загострювати відносини з партнером, спробуйте використовувати пасивний стан. Такі пропозиції вказують на помилку, але не носять обвинувальний характер. Порівняйте: «Ви не виконали в строк договірні терміни» і «Зобов'язання, прописані договором, не виконані».

Стиль ділового листування не терпить займенників. В ході такого листування виражаються колективні інтереси, використовується множина. «Ми» замінюйте дієслівною формою. При необхідності акцентувати увагу на повторювальній дії доречні дієслова в незавершеній формі «Проектний відділ постійно порушує терміни». Якщо потрібно уточнити закінчення процесу, використовуйте дієслова доконаного виду: «Відділ приступив до роботи».

Правила написання листа з проханням відрізняються за стилістикою: «Просимо позитивно розглянути пропозицію», «Будемо вдячні в отриманні позитивної відповіді ...». При відмові використовуйте конструкцію «Повідомляємо вас, що у нас немає можливості ...». Мовні конструкції на прикладі написання ділового листа: «за нормами законодавства», «згідно з наказом», «розглянемо протягом місяця», «підведемо підсумки».

Як правильно написати листа незнайомій людині?

Такі повідомлення пишуть, якщо потрібно запросити експерта, запропонувати співпрацю, дати відповідь на оголошення про вакансії. Їх називають «холодним», як і дзвінки. Зразок листа вітання:

- повідомте про подію або захід;

- підтвердіть запрошення;

- залиште свій адрес, місце, час, форму одягу;

- попередьте про оплату або організаційний внесок;

- поставте підпис і дату. 

Як правильно оформити офіційний лист?

Текст пишіть на бланку, оформленому в корпоративному стилі, з реквізитами та контактами компанії в «шапці». Правила електронного листування вимагають інформативного заголовка для полегшення пошуку в поштовій скриньці. Вказуйте тему, наприклад, «Пропозиції по закупкам» або «Дизайн-проект для офісу». Використовуйте опцію, яка підтверджує, що адресат відкривав файл. При необхідності відправте повторно та попередьте по телефону, що чекаєте відповідь на лист.

У шаблоні залишайте поля: 2 см з трьох сторін і 10 мм справа. Поле “тема” не залишайте порожнім. Точний заголовок спрощує сортування і пошук. Обмежуйтесь ключовими словами. Зразок: «Мосбілд 2021: фотозвіт виставки в Крокус-Експо.

За правилами ділового спілкування викладайте 1-2 запитання. Відправляти список з 10 пунктів з проханням відповісти на всі в корпоративній етиці вважають поганим тоном. Якщо накопичилися питання, не вимагайте офіційної відповіді і обговорюйте їх по телефону. Для детального обговорення моментів призначайте особисту зустріч.

Автор: Ірина Мнішек