Як діяти, якщо до вас прийшли з перевіркою, – поради юриста
Крок 1
Працівники підприємства при появі перевіряючих повинні негайно повідомити про це керівника або його заступника. Це пов’язано з тим, що звичайні працівники підприємства не зобов’язані спілкуватися із перевіряючим на предмет проведення перевірки, не мають права надавати жодних документів тощо. Будь-яка перевірка має проводитися в присутності керівника або особи, уповноваженої керівником. У разі відсутності керівника, працівники не повинні допускати перевірку.
Перед тим, як допускати перевіряючого до перевірки, необхідно з’ясувати, представник якого саме органу прийшов і з якої причини.
Первинним документом, який є умовою допуску до перевірки, є наказ про проведення перевірки. Він має містити найменування суб’єкта господарювання, щодо якого буде здійснюватися захід, та предмет перевірки. На підставі наказу оформляється направлення на проведення перевірки. Наказ і направлення мають бути підписані керівником контролюючого органу або його заступником і засвідчені печаткою.
Перевіряючий зобов’язаний пред’явити оригінал направлення, копію наказу про проведення перевірки та службове посвідчення. Також перевіряючий має надати копію направлення особі, яка перевіряється.
– Доволі часто саме службове посвідчення може містити багато недоліків. Необхідно звернути увагу на назву органу, що видав документ, і термін його дії. Трапляються ситуації, коли на перевірку приходить працівник контролюючого органу, юрисдикція якого не поширюється на територію, де розташоване підприємство, або строк, на який видане посвідчення, вже закінчився. За таких ситуацій суб’єкт господарювання може відмовити у проведенні перевірки, – пояснив Роман Чумак.
У разі проведення планової перевірки, слід перевірити наявність підприємства в плані-графіку перевірок на поточний рік або поточний квартал (повинен бути розміщений на сайті контролюючого органу). Також варто перевірити отримання попередження про її проведення не пізніше ніж за 10 днів до дня перевірки. Якщо попередження про проведення планової перевірки не надходило та/або якщо підприємство не включено в план-графік перевірок, це також є однією з підстав у недопуску перевіряючих до перевірки.
Якщо ж проводиться позапланова перевірка, необхідно перевірити відповідність підстав, зазначених у направленні, до вимог закону. Якщо підставою перевірки є скарга певної особи, перевіряючий може здійснювати перевірку лише стосовно тих фактів, які викладені у скарзі. Також у допуску перевіряючим можна відмовити, якщо вони проводять позапланову перевірку за фактом, який уже був предметом перевірки.
Крок 2
Якщо орган контролю має усі необхідні документи, які містять обов’язкові реквізити, керівник підприємства зобов’язаний допустити його до перевірки. Якщо на підприємстві міститься журнал реєстрації перевірок, перевіряючі зобов’язані здійснити у ньому запис про проведення відповідної перевірки. Якщо перевіряючий відмовляється це зробити, керівник підприємства має право не допустити його до проведення перевірки.
Крок 3
Після здійснення запису у журналі розпочинається етап перевірки. Безпосередньо спілкується та надає документи перевіряючому керівник підприємства або визначена ним конкретна особа на підприємстві.
– Рекомендується виділяти окреме приміщення для проведення роботи перевіряючими, – зауважив адвокат. – Якщо перевіряючий залишив відведене йому приміщення, слід ретельно за ним стежити та фіксувати всі його дії. Перевіряючий не має права самостійно оглядати сейфи, шухляди та шафи без згоди суб’єкта господарювання.
Перевіряючий може запитувати й оглядати тільки ті документи, які стосуються предмета перевірки і компетенції конкретного органу (наприклад, податкова інспекція не має права вимагати надання пожежних документів, санітарних книжок тощо). На запитання перевіряючого, що не стосуються предмета перевірки або стосуються сфери іншого контролюючого органу, суб’єкт господарювання не зобов’язаний відповідати.
Крок 4
Термін перевірки (планової, позапланової), за загальним правилом, не може перевищувати 10 днів. Виняток стосується суб’єктів малого підприємництва: планова перевірка – не більше 5 днів, позапланова – не більше 2 днів.
За результатами перевірки перевіряючий складає акт про проведення перевірки у двох примірниках. Кожен з примірників підписує як контролюючий орган, так і суб’єкт господарювання. Один із примірників суб’єкт господарювання залишає у себе. Перед тим як підписувати акт, необхідно уважно ознайомитися з ним. Якщо у процесі перевірки у суб’єкта господарювання виникали певні зауваження, заперечення, пов’язані з її проведенням, це повинно бути відображено в акті.
У випаду повної або часткової незгоди з рішеннями контролюючого органу, суб’єкт господарювання може оскаржити їх шляхом звернення до вищого контролюючого органу, відносно того, який здійснював перевірку, або суду.